מגנטים באירועי חברה וכנסים: מיתוג, קצב ותור מסודר

אירוע חברה, כנס מקצועי, השקת מוצר או ערב גיבוש הם עולם אחר. הלקוח הוא לא משפחה, אלא חברה עם מותג, מחלקת שיווק ומפיקה שמחזיקה לוח זמנים צפוף. האורחים הם עובדים, שותפים או לקוחות, ורבים מהם יגיעו לעמדה בהפסקה קצרה בין הרצאות. לכן הדגש עובר מרגש לקצב, ממסגרת משפחתית למיתוג, ומשיחה עם הורים לתיאום עם מפיקה.

המסגרת: מיתוג בלי להעמיס

באירוע עסקי, המסגרת נושאת את המותג: לוגו, צבעי החברה, ולפעמים שם האירוע או המשפט שלו. זה הגיוני, כי המגנט ייתלה במשרד או במקרר של העובד, ויזכיר את החברה עוד חודשים. עם זאת, כל הכללים של מסגרת טובה עדיין נכונים:

• לוגו באיכות מלאה, בקובץ וקטורי או PNG גדול. לוגו מוגדל מקובץ קטן ייראה מטושטש בכל מגנט.
• צבעי המותג בעדינות. פס דק בצבע החברה עדיף על מסגרת עבה שגונבת את המקום מהאנשים.
• אישור בכתב מהלקוח על הקובץ הסופי, כולל נוסח ואיות. בחברות, שינוי של הרגע האחרון מגיע מחמישה אנשים שונים.

ההנחיות המלאות לעיצוב, כולל גודל קובץ ושוליים בטוחים, נמצאות במדריך מסגרות למגנטים.

קיר צילום: נקודה קבועה ותור קצר

באירועי חברה נפוץ לצלם מול קיר ממותג, רול־אפ או מסך עם לוגו. זה משנה את שיטת העבודה: במקום להסתובב בין שולחנות, האורחים באים אליכם. היתרון הוא קצב מהיר ותאורה קבועה. החיסרון הוא תור, ולכן צריך לנהל אותו:

1. תאורה קבועה מראש. כשהמרחק לקיר קבוע, אפשר לעבוד בפלאש ידני ולקבל תוצאה זהה בכל פריים.
2. נקודה על הרצפה. מדבקה קטנה שמסמנת לאנשים איפה לעמוד חוסכת הסברים.
3. הדפסה רציפה. כל קבוצה שמצטלמת יודעת שהמגנט יחכה לה בעמדה תוך דקות.

על הבחירה בין פלאש ידני ל־TTL כתבנו במדריך פלאש באולם אירועים.

הקצב של כנס

בכנס, האורחים זמינים בעיקר בהפסקות: בבוקר, בהפסקת הקפה ובארוחת הצהריים. בין ההרצאות העמדה ריקה. לכן מתכננים לפי לוח הזמנים של הכנס, ולא לפי מספר האורחים בלבד:

• בהפסקות: עבודה מהירה מול הקיר, הדפסה רצופה, מסירה מהירה.
• בזמן ההרצאות: משלימים הדפסות, מסדרים את המגש ומחליפים חומר.
• בסוף היום: מוודאים שכל המגנטים נמסרו, כי אנשים ממהרים הביתה.

צוותים ומחלקות

באירועי חברה הרבה אנשים רוצים מגנט עם הצוות שלהם. זה מזכיר צילום שולחנות בחתונה, אבל עם קבוצות גדולות יותר ופחות סבלנות. מסדרים מהר, בשתי שורות, ומצלמים שניים או שלושה פריימים. השיטה מפורטת במדריך צילום קבוצות באירועים.

לוח דוגמאות שמסביר את עצמו

בכנס, האורחים לא מכירים את העמדה ואין להם זמן לשאול. לוח עם מגנטים מוכנים, במסגרת של האירוע, מסביר בשנייה מה מקבלים. ההנחיות לבניית לוח כזה נמצאות במדריך לוח דוגמאות לעמדה.

פרטיות ותמונות של עובדים

באירוע עסקי, שאלות של פרטיות עולות יותר מבאירוע משפחתי: עובדים שלא רוצים להצטלם, אורחים מחברות אחרות, ותמונות שהלקוח רוצה לקבל אחר כך לשיווק. כדאי לסגור מראש עם הלקוח מה מותר לעשות בתמונות, ולכבד כל מי שמבקש לא להצטלם או למחוק. העקרונות מפורטים במדריך פרטיות אורחים באירוע. בנוסף, טוב לדעת שב־NMagnet התמונות נשארות על המחשב של הצלם, ושום דבר לא עולה לענן.

מה הלקוח העסקי מצפה לקבל

חברה מצפה לשירות מסודר: הצעת מחיר ברורה, חשבונית, התחייבות לזמנים, ולפעמים גם קבצים דיגיטליים אחרי האירוע. כדאי לסגור את כל אלה בכתב לפני האירוע, ולא בסופו. בנוסף, סיכום מסודר עם מספר המגנטים שיצאו נראה מקצועי מאוד מול מחלקת שיווק. על בניית קשרים עם לקוחות עסקיים ומפיקות כתבנו במדריך איך משיגים לקוחות ראשונים.

באירוע חברה, כל מגנט הוא פרסומת קטנה למותג של הלקוח, וגם לעסק שלכם.

שאלות נפוצות